Att implementera storskaliga IT-system kan verka som en överväldigande uppgift för organisationer, särskilt när man arbetar med offentligt upphandlade lösningar. Genom att följa rätt tillvägagångssätt kan det vara en mycket givande upplevelse. Våra erfarna seniora experter inom området har identifierat praktiska tips som har hjälpt våra kunder att uppnå sina implementeringsmål.
DO’s
1. Säkra stöd från högsta ledning: Det är absolut nödvändigt att ha stöd från högsta ledningen för att driva verksamhetsförändring inom den egna organisationen samt bygga en sund relation med lösningsleverantören – särskilt eftersom projektet lägger grunden för en lång period av nära samarbete under den kommande underhållsfasen.
2. Omfamna förändring: Ge utrymme för omfattnings- och kravändringar under projektet för att möjliggöra anpassningar till föränderliga behov och se till att den slutliga lösningen uppfyller alla nödvändiga krav. Identifiera och stötta tidiga användare som är motiverade att ta ledningen under förändringshanteringsprocessen. Var öppen för nya kulturer eftersom de flesta lösningsleverantörer är globala aktörer.
3. Utforska molnlösningar: Överväg molnlösningar med fördelar som flexibilitet, skalbarhet och kostnadseffektivitet för att uppnå bättre systemprestanda. Se till att din molnlösningsleverantör har en tydlig och välutvecklad implementeringsmetod, samt affärsprocesser med god praxis som passar organisationens behov.
4. Skapa ett handlingskraftigt team: Sätt ihop ett team som kan ta ansvar för projektet och fatta välgrundade beslut för att driva resultat. Ofta är den bästa teamledaren inte nödvändigtvis den mest kunniga teammedlemmen utan den som utmärker sig i beslutsfattande, tagna åtgärder och motiverar andra teammedlemmar.
5. Var pragmatisk: Ditt nuvarande IT-system är troligtvis väl lämpat för alla dina affärsbehov efter år av förbättringar och gradvisa justeringar. Din nya IT-lösning kommer aldrig att vara bäst lämpad i alla delar av organisationen – det är bara något som måste accepteras som en kompromiss av att vara en del av en mycket större resa tillsammans med din lösningsleverantör.
DON’Ts
1. Välj inte projektmetod utan att ta hänsyn till konsekvenserna: Olika metoder kan avsevärt påverka IT-implementeringsprojektets framgång. Organisationens behov samt aspekter av offentlig upphandling måste beaktas vid strukturering av exempelvis programaktiviteter och avtalsvillkor. Anpassning mellan dessa och den valda metoden måste säkerställas oavsett om man väljer en traditionell vattenfallsmetod eller ett mer agilt tillvägagångssätt.
2. Gör inte allt på en gång: Lägg grunden när det gäller systemarkitektur och kärnprocesser innan du diskuterar mer detaljrika områden av processdetaljer, rutiner och utveckling. Detta kommer att spara tid och resurser samt begränsa behovet av omarbetning senare i projektet. Under perioder med små framsteg kan det också vara effektivt att göra vissa arbetsflöden tillfälligt inaktiva så att resurserna kan fokusera på de mest kritiska frågorna.
3. Underskatta inte komplexiteten: IT-implementering kan inte antas vara ”plug-and-play”. Det är viktigt att ha nödvändiga resurser och expertis inom organisationen för att implementera lösningen framgångsrikt. Effektiv kommunikation med lösningsleverantören – och inom din organisation – är avgörande för att förklara behov och förstå krav. Underskattning av komplexiteten kan leda till kostsamma förseningar och misslyckande med att uppnå önskade resultat.
Sist men inte minst: Se till att ha kul och stötta varandra som sanna teammedlemmar under denna resa. Många som har varit en del av ett storskaligt IT- och processimplementeringsprojekt hänvisar till det som en av de mest utmanande och frustrerande tiderna i sitt yrkesliv, men också som en av de mest spännande och utvecklande upplevelserna i sin karriär. 1+1 kan garanterat bli mycket mer än 3 om du hanterar din storskaliga IT-implementering väl!
Senaste kommentarer